Передача сведений в ФГИС: правила и распространенные ошибки

• Аннотация

Авторы: Юлия Васильцюн, эксперт
Екатерина Микаева, эксперт
Анна Барвина, эксперт

Отзывы о мероприятии

Аннотация

Академия РОСТЕСТ провела онлайн-практикум, посвященный порядку и правилам передачи сведений о сертификатах соответствия и декларациях о соответствии во национальную часть Единого реестра сертификатов и деклараций ЕАЭС посредством ФГИС Росаккредитации. Спикеры практикума обратили внимание на  распространенные ошибки, вызывающие приостановление действия сертификатов и деклараций и дали практические рекомендации как этих ошибок избежать.

О работе ФГИС Росаккредитации рассказала руководитель административно-технического направления Екатерина Микаева. Она отметила, что введенная в 2014 году информационная система является базой данных как для органов по сертификации продукции, так и бизнеса, имеющего необходимость декларировать свою продукцию. Кроме того, в числе пользователей выделяют и контролирующие органы.

Сведения во ФГИС должны передаваться в обязательном порядке, что регулируется Постановлением Правительства РФ от 19.06.2021 №936, Постановлением Правительства РФ от 10.11.2020 №1856 и Решением Коллегии ЕЭК от 20 марта 2018 г. №41. В соответствии с этими документами формируется обязанность по передаче комплекта доказательственных материалов при регистрации деклараций о соответствии и передаче сведений о выданных сертификатах соответствия. Комплект доказательственных материалов не может быть универсальным для всех, он зависит от особенностей продукции, формы и схемы оценки соответствия, национального законодательства (порядка регистрации деклараций), требований ТР ТС, взаимосвязанных стандартов и права ЕАЭС. Таким образом, заявителю необходимо верно идентифицировать продукцию, подобрать требования к ней, а после определиться в зависимости от указанных факторов с комплектом доказательственных материалов.

Спикером была затронута тема машиночитаемых доверенностей (МЧД). С 1 сентября 2023 года вступают в силу нововведения, которые касаются электронной цифровой подписи (ЭП). Так, в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной цифровой подписи» прекращается выпуск ЭП сотрудников с реквизитами юридического лица. Выдача ЭП будет осуществляться только на физических лиц без привязки к юридическому лицу. В таком случае при работе на разных площадках потребуется дополнительно прикрепление МЧД.

Предусматривается переходный период. Если ЭП на сотрудника с реквизитами юридического лица выпущена до 31 августа 2023 года, ее можно применять до 31 августа 2024 года без МЧД.

Для использования ЭП, выпущенной после  1 сентября 2023 года требуется приложение машиночитаемой доверенности. Формат документа новый и утверждается Федеральной налоговой службой (Приказ ФНС России от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@). Оформляется МЧД в Xml-формате на сайте ФНС или через уполномоченные удостоверяющие центры. Во ФГИС уже появилась возможность прикрепления машиночитаемой доверенности.

Также Екатерина отметила, что специалистами РОСТЕСТ для клиентов разработана инструкция по оформлению машиночитаемой доверенности. .

Об основных ошибках при работе во ФГИС Росаккредитация рассказала Анна Барвина, ведущий инженер по качеству отдела аккредитации. Она отметила, что все они делятся на две группы: со стороны системы и со стороны пользователя. О системных проблемах можно говорить во время проведения технических работ и при возникновении ошибки 500. Для их устранения потребуется дождаться окончания работ или связаться со службой поддержки.

В соответствии со статистикой, представленной на практикуме, по результатам наблюдений за работой системы в течение 4 лет можно сделать вывод, что в среднем система не работала около 20% рабочих дней каждый месяц.

Со стороны пользователя ошибки могут быть следующими:

• не действует ЭП, с которой пользователь входит в систему;

• не подходят технические характеристики устройства, с помощью

которого пользователь входит в личный кабинет ФГИС Росаккредитация.

Если имеются ошибки с электронной подписью, порядок действий следующий:

1. Проверьте срок действия электронной подписи.

2. Если подпись действительна, проверьте наличие установленного на компьютере корневого или личного сертификата электронной подписи.

3. Если закончился срок действия электронной подписи, то требуется получение новой подписи или продление срока действия имеющейся в удостоверяющем центре.

Особого внимания заслуживает тема, озвученная начальником юридического отдела, руководителем службы внутреннего комплаенса Юлией Васильцюн. Она отметила, что во ФГИС Росаккредитация настроен форматно-логический контроль, с помощью которого осуществляется надзор за декларациями и сертификатами соответствия. (Постановление Правительства РФ от 19.06.2021 г. №936 и Постановление Правительства от 12.03.2022 г. №353).

Введение такого форматно-логического контроля позволяет выявлять ошибки, допущенные при загрузке деклараций и сертификатов соответствия, ошибки оформления самих документов, ошибки совершенные при отборе образцов и т.д.. В результате действие  декларацию или сертификат могут признать недействительными.

Юлия на основе практического опыта выделила и распространенные основания для приостановления действия, а в последующем признания недействительными сертификатов и деклараций.

1. Неверная идентификация продукции (например,неправильное отнесение к области распространения того или иного технического регламента, взаимосвязанных стандартов данного регламента).

2. Неправильный выбор формы оценки: декларирование или сертификация.

3. Некомплектность пакета документов – доказательственных материалов.

4. Проведение испытаний образцов не на всю продукцию, указанную в сертификате/декларации.

5. Протоколы испытаний не обеспечивают подтверждение проведения полного объема испытаний и измерений, необходимых для оценки соответствия продукции установленным требованиям.

Чтобы заявитель не столкнулся с трудностями, спикер рекомендовала использовать практические советы от РОСТЕСТ.

1. Не регистрируйте декларации о соответствии с период работы ФГИС со сбоями.

2. Работайте только с аккредитованными надежными лицами. Проверяйте статус, историю и репутацию органа по сертификации и испытательной лаборатории.

3. Проверяйте электронную почту заявителя, указанную в сертификате или декларации. Именно на эту почту будут приходить уведомления от Росаккредитации или контрольного (надзорного органа) в случае изменения статуса документа.

4. Обращайтесь за помощью в составлении возражения, если декларацию приостановили необоснованно.

5. При оформлении разрешительных документов и идентификации продукции пользуйтесь верифицированными источниками и системами.

На практикуме РОСТЕСТ презентовал собственное ПО АИС «Безопасность продукции», которая позволяет в формате «онлайн» взаимодействовать с органом по сертификации и испытательной лабораторией,  автоматизировать деятельность участников цепи поставки продукции, связанную с управлением требованиями к продукции и получению необходимых разрешительных документов для ввода продукции в обращение (сертификаты, декларации), что снижает риски возникновения ошибок, которые могут привести к приостановлению или признанию недействительными разрешительных документов.

Следите за новостями на нашем сайте и в телеграмм канале РОСТЕСТ и получите возможность одними и первых протестировать АИС «Безопасность продукции»