Процессный подход во спасение
Основная задача процессного подхода – обеспечить выживание вашей организации в бизнесе, а также повысить ее рентабельность. Как это сделать? Давайте представим, что процессный подход – это скальпель. В профессиональных руках этот инструмент может спасти пациента, в неумелых – только покалечить. Продолжая аналогию, пациент – это ваша организация, а врач – специалист по процессному подходу, системе менеджмента качества (СМК). Внедрить процессный подход можно разными способами:
- самостоятельно, создав рабочую группу;
- наняв специалиста по СМК;
- с помощью консалтинговой компании.
Существует 4 основных этапа внедрения процессного подхода и постановки организации на ноги. Рассмотрим эти этапы подробнее, проводя аналогию с системой “врач – пациент”.
I этап – анализ организации/процессов
Опытный специалист может сразу идентифицировать проблемы организации перед внедрением процессного подхода. Также и опытный врач быстро ставит диагноз пациенту, но, прежде чем лечить (внедрять процессный подход в организации), подробно изучает его медицинскую карту (историю болезни) для минимизации рисков и непричинения вреда.
В рамках процессного подхода аналогом медицинской карты служат:
– отзывы потребителей,
– рекламации,
– результаты внутренних и внешних аудитов,
– анализ причин выявленных несоответствий (просрочек по договору, брака),
– анализ имеющихся ресурсов, потребностей заказчиков,
– анализ различных проблем, с которыми сталкивалась ваша организация или конкуренты.
По результатам данного анализа будут выявлены уязвимые места организации, которые требуют “лечения”. Именно с них стоит начать внедрять процессный подход в организации.
II этап – описание процессов “как есть”
Каждая организация уникальна, как и организм пациента. Следует помнить, что поставленный на скорую руку диагноз может быть неверным, а выбранный способ лечения – неэффективным.
Таким образом, необходимо оценить имеющиеся ресурсы внутри процесса, проанализировать, как устроена работа персонала в организации, каковы причины несоответствий, определить взаимодействие между процессами, идентифицировать все входы и выходы, после чего описать основные процессы “как есть” – то, как на данный момент устроена работа в организации.
Способов описать процессы много: можно использовать текст, таблицу или графические формы (BPMN, EPC, IDEF0 и др.). У каждого способа есть плюсы и минусы, выбор за вами. Также существует много различных программ, позволяющих оперативно реализовать описание процессов (ELMA, BPM, Business Studio, Visual Paradigm, Bizagi Modeler, ARIS Express, Gliffy, Draw.io, MO Visio и т. д.).
Как только появится понимание, как работает организация и каковы имеющиеся ресурсы, вы сразу сможете выявить процесс, с которого следует начать внедрять процессный подход. Данным процессом будет являться “слабое звено”, которое работает на пределе возможностей и от которого зависит объем и/или качество продукции/предоставляемых услуг вашей организации (им может оказаться совершенно любой процесс/отдел).
III этап – описание и внедрение процессов “как должно быть”
На этом этапе следует понимать, что как от действий врача зависит жизнь пациента, так и от грамотного внедрения процессного подхода в организации зависит дальнейшее развитие вашего бизнеса.
Чтобы безболезненно внедрить процессный подход, необходимо:
– осуществить корректировку процессов на основе выявленных проблем с имеющимися ресурсами (использовать внутреннюю документацию, уже отлаженную работу персонала);
– упростить (автоматизировать) деятельность персонала/процессов;
– описать взаимодействие между процессами;
– определить критерии оценки процессов, а также увеличить ресурсы процесса.
Эти действия помогут вам внедрить процессный подход, умело управлять процессами, а также в перспективе оценить эффективность принятых мер (пошли ли данные изменения на пользу вашей организации или нет).
Дополнительно стоит акцентировать внимание на автоматизации процессов деятельности персонала. Это необязательно закупка и установка дорогого оборудования и программ, при желании все можно сделать совершенно бесплатно. Основная проблема многих организаций – недостаточное знание офисных программ. При обучении персонала различным возможностям и функциям офисных программ вы повысите производительность труда, минимизировав издержки и сократив человеко-часы на различные виды деятельности. Сейчас достаточно много способов обучения: видеоуроки на YouTube, курсы повышения квалификации, изучение профильной литературы и т. д.
IV этап – управление и поддержание процессного подхода в рабочем состоянии
Как правило, после лечения пациенту требуется некоторое время наблюдаться у врача, чтобы убедиться в отсутствии осложнений. С процессным подходом то же самое: после его внедрения необходимо провести дополнительную оценку и наблюдать за всеми изменениями в каждом процессе (устранены ли все несоответствия, нет ли сбоев в деятельности процессов, пошли ли изменения на пользу и т. д.). При малейших сбоях в процессах необходимо выявить их причины и своевременно на них реагировать для минимизации последствий данных несоответствий.
В связи с тем, что процессы на различных уровнях имеют разную структуру и функционал, еще на III этапе следует определить критерии оценки основных процессов для дальнейшего анализа процессов и своевременного устранения всех несоответствий.
Хочется отметить, что процессный подход не единственный способ помочь вашей организации. Повысить рентабельность бизнеса можно также с помощью грамотного внедрения различных инструментов “бережливого производства”, риск-менеджмента, с помощью минимизации издержек и т. д. Главное, следует помнить, что основным и ценным ресурсом для каждой организации являются люди. На практике об этом часто забывают и сокращение издержек, как правило, напрямую связывают с сокращением персонала организации. Персонал – это органы/клетки организма пациента, убивая/удаляя которые вы наносите ему непоправимый вред.
В завершение статьи хотелось бы отметить, что изменения в организации неизбежны. Бездействие ведет к краху, а выживание организации зависит от желания меняться и развиваться, тем самым укрепляя свою позицию на рынке.
Автор: Поляков Николай Викторович, главный специалист отдела сертификации систем менеджмента и инспекции АО «РОСТЕСТ».
Фото предоставлено фотобанком "Лори".