История одного внедрения КЭДО

Отзывы о мероприятии

6 августа 2024 Анастасия Щеколдина провела HR-встречу с РОСТЕСТом на тему: «Цифровой мир сотрудника. История одного внедрения КЭДО». Мы обсудили актуальные тренды по цифровизации HR-процессов, взвесили все «за» и «против» при переходе на электронный документооборот (ЭДО), узнали, как наши сотрудники подружились с КЭДО.

Ключевые мысли:

• Тема автоматизации бизнес-процессов сейчас в тренде. Всем хочется перейти от работы «на коленке» к использованию высоких технологий. Поэтому идея перехода на ЭДО в кадровом делопроизводстве выглядит довольно заманчиво: мы экономим бумагу, время на обработку документов, трудозатраты всех сотрудников и получаем результат «в пару кликов».

• К чему надо быть готовым, если вы решились на внедрение КЭДО? Проект не будет быстрым, у нас переходный период занял 1 год. Сэкономить на бумаге в моменте не получится, т.к. будут затраты на программный продукт и его обслуживание. Переходный период потребует дополнительных трудозатрат, т.к. придется вести «двойной учет» – на бумаге и в электронном виде. Нужна будет отдельная PR-работа с сотрудниками по разъяснению сути проекта, его полезности и вопросам соблюдения цифровой гигиены.

• Важные критерии при выборе правильного подрядчика КЭДО: сроки внедрения, стоимость годовой подписки, стоимость электронной подписи, интеграция с 1С ЗУП, хранение документов, доступность с мобильного устройства. Но главное – это гибкость и мобильность подрядчика на переговорах, готовность оперативно подключать к процессу своих консультантов по кадровому учету и дорабатывать продукт под ваш запрос.

• Среди преимуществ коробочного решения Directum HR Pro: легитимность хранения и подписания кадровых документов, web и мобильный интерфейсы без установки приложений, выгрузка документов в ГИС «Работа России», привычный интерфейс 1С ЗУП, быстрый доступ к любому подписанному документу, бесплатная 1-я линия поддержки для сотрудников.

• Какие дополнительные преимущества мы получили от внедрения КЭДО? Сокращение трудозатрат на решение кадровых вопросов, унификацию кадровых документов, возможность оперативного подписания документов с территориально распределенными сотрудниками, высвобождение ресурса для изучения законодательства и новых HR-задач. Еще один приятный бонус: дополнительное конкурентное преимущество для нас как для работодателя - соискатели обращают внимание на удобство и быстроту оформления к нам в штат.