Архив: что обязаны хранить заявитель и орган по сертификации по результатам оценки продукции

Отзывы о мероприятии

Авторы: Юлия Александрова, эксперт
Екатерина Микаева, эксперт
Анна Барвина, эксперт

Органы по сертификации (ОС) должны хранить определенный комплект документов по каждому выданному сертификату соответствия. Этот комплект регламентирован техническими регламентами Таможенного и Евразийского экономического союза, решением Совета ЕЭК от 18 апреля 2018 г. № 44, решением КТС от 7 апреля 2011 г. № 621, а также ГОСТ ISO/IEC 17065-2013 «Оценка соответствия. Требования к органам по сертификации продукции, процессов и услуг, который устанавливает требования к органам по сертификации». Список документов, которые необходимо хранить, содержит в том числе доказательственные материалы, которые заявитель предоставляет в ОС для оценки соответствия продукции требованиям.

Что необходимо учесть заявителю при сборе доказательной базы для конкретной продукции, почему необходим архив и как наладить эффективную работу с ним, рассказали заместитель руководителя органа по сертификации «РОСТЕСТ-Москва» Юлия Александрова, руководитель административно-технического направления Екатерина Микаева и ведущий инженер по качеству отдела аккредитации Анна Барвина.

Какие документы входят в состав доказательной базы?

Список обязательных документов, которые должны быть включены в комплект доказательных материалов, может меняться в зависимости от:

• схемы оценки соответствия;

• технического регламента.

В случаях, предусмотренных схемой, список документов может содержать: техническую документацию, описание принятых технических решений и результатов оценки рисков, акты отбора образцов, оценки состояния производства, протоколы испытаний, сведения об инспекционном контроле, заключение об исследовании проекта продукции, сертификат системы менеджмента качества, паспорт безопасности, паспорт качества и прочие.

Что должно быть включено в комплект доказательственных материалов, подтверждающих соответствие продукции требованиям технического регламента, как правило, описано непосредственно в техническом регламенте. Отдельные технические регламенты предъявляют требования не только к списку документов, но и к их содержанию. Например, в ТР ТС 032/2013 «О безопасности оборудования, работающего под избыточным давлением» представлен подробный список проектно-эксплуатационной документации, где есть, кроме всего прочего, требования к содержанию отдельных документов.

«Также следует отметить тенденцию, что при проверке любой надзорный орган интересуется тем, как были ввезены образцы для целей оценки (подтверждения) соответствия, — отметила Юлия Александрова. — И хотя в регламентах или типовых схемах отсутствует дословное упоминание о том, что вы должны хранить в комплекте документов копию таможенной декларации, подтверждающей ввоз образцов, скан таможенной декларации также желательно хранить в комплекте доказательственных материалов. В случае возникновения любых вопросов у вас будет возможность оперативно отреагировать и предоставить документ».

Какие требования к доказательной базе предъявляет законодательство?

Обязательные требования к составу, форме и срокам хранения документации на продукцию, которая входит в принятые технические регламенты, установлены в решениях о типовых схемах оценки соответствия: КТС № 621 от 07.04.2011, Совета ЕЭК № 44 от 18.04.2018, если иное не установлено в технических регламентах. Для продукции, не попадающей под действие технических регламентов Союза, состав и сроки хранения указаны в Постановлении Правительства РФ № 1265.

Порядок применения вышеупомянутых решений обусловлен датой принятия технического регламента. Если он начал действовать до вступления в силу решения № 44, а также положения решения № 44 не были внесены в положения этого регламента, продолжает действовать решение № 621.

Согласно решению № 44:

• документы можно хранить в бумажном или электронном виде;

• документы должны быть переведены;

• документы должны быть заверены.

«Стоит обратить внимание на то, что если речь идет об электронной версии документа, то она тоже должна быть заверена, — предупредила Юлия Александрова. — В данном случае для заверения потребуется электронная подпись, что может вызвать определенные технические сложности при прикреплении файла во время регистрации декларации или публикации сертификата в едином реестре»

Требования к переводу документации также имеют свои особенности.

Иногда в техническом регламенте напрямую нет требований к переводу, но при этом документация настолько сложная, что по предоставленным документам на иностранном языке невозможно сделать какие-либо выводы относительно продукции. Хороший пример —вышеупомянутый ТР ТС 032. В таком случае стоит ориентироваться на перевод всего комплекта доказательных материалов.

Кроме того, в техническом регламенте может быть упоминание, что документы должны быть переведены на русский язык либо на язык государств — членов Таможенного союза, если это оговорено их законодательством.

Особые требования установлены к переводу документации к продукции, относящейся к ТР ТС 009/ 2011 «О безопасности парфюмерно-косметической продукции». Документ должен быть заверен либо нотариально, либо подписью переводчика с приложением копии диплома, подтверждающего его квалификацию.

В течение какого срока заявитель и орган по сертификации должны хранить комплект документов?

Изготовитель / уполномоченное изготовителем лицо обязаны хранить комплект доказательных материалов в течение десяти лет с момента прекращения производства продукции, если речь идет о сертификации серийно выпускаемой продукции. Для партии срок хранения 10 лет исчисляется с момента реализации последнего изделия из партии. В случае оформления декларации соответствия материалы хранятся в течение пяти лет с момента регистрации ДС на продукцию, попадающую под действие национального законодательства, и десяти лет — для технических регламентов Союза.

«Все органы по сертификации обязаны хранить комплект документов, подаваемый заявителем, в соответствии с установленным сроком», — объяснила Екатерина Микаева. Этот срок составляет пять лет со дня окончания сертификата в случае серии и пять лет со дня выдачи сертификата на партию.

Ввиду хранения большого объема документов никак не обойтись без системы архивирования. Она позволяет обеспечивать управление документацией путем систематизированного хранения данных:

• на бумажных носителях;

• резервного копирования в формате скан-образов;

• отслеживания сроков хранения и своевременной утилизации.

Для обеспечения сохранности архивов в приказе Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 приведен ряд требований рекомендательного характера к помещениям архивохранилищ:

• их конструкции и оборудованию;

• условиям доступа;

• температурно-влажностным параметрам воздушной среды;

• защите от светового воздействия;

• санитарно-гигиеническому режиму;

• пожарной безопасности и др.

Организация вправе воспользоваться этими рекомендациями или установить собственный порядок организации архива.

«Одним из эффективных способов ведения архива является составление номенклатуры», — поделилась опытом Анна Барвина, ведущий инженер по качеству отдела аккредитации.

Номенклатура — это систематизированный перечень заголовков (наименований) всех дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Для того чтобы ее правильно составить, необходимо прежде всего разобраться, какие документы образуются чаще всего в процессе деятельности организации. Кроме того, в составлении перечня типовых архивных документов помогут два приказа Росархива: № 142 от 28.12.2021 и № 236 от 20.12.2019, разработанные его специалистами.

«Эти приказы дают нам возможность унифицировать все виды документов и ввести определенное понимание того, сколько этот документ должен храниться», — сделала вывод Анна.

Номенклатуру необходимо поддерживать и актуализировать ежегодно. Организация устанавливает определенный срок хранения документации, а архивный отдел отслеживает сроки передачи номенклатурных дел на утилизацию. Эти меры обеспечат полный порядок в хранении документации.